IT için yıllık satın alımlarımızın tümünü içeren bir belge hazırladım.
İnsanlar bunu nasıl organize eder? Şu anda solda ve üstte aylarla birlikte ürünler içeren basit bir e-tablo var. Korkunç görünüyor ve sadece eklemek istediğim bilgilerin tamamını göstermiyor. Herhangi bir programda (tercihen ücretsiz), yinelenen alımları izleyen ve hatırlatan bir deneyiminiz var mı?
Örneğin, yazıcı mürekkebi, boş cd'ler, sıkıştırılmış hava ve diğer kullanılabilir sarf malzemelerini satın almamız gerekiyor. Ayrıca bilgisayarları yılda bir kez değiştiriyoruz ve yenilenmesi gereken lisanslara sahibiz. Alan adları da.
Verilerimizle değiştirebileceğim bir excel şablonu bile büyük bir yardım olacaktır.
Muhasebe beklentilerini ve departmanımın taleplerini temel alan bir elektronik tablo tasarlarım. Genellikle, BT ve muhasebe arasındaki hizalamayı sağlamanın yanı sıra tarihsel ve yinelenen harcamaları takip ederek en fazla değeri elde ederim.
Genellikle ayrı bir e-tablo için yinelenen maliyetleri ayırırım. Örneğin, yinelenen destek, lisans ve hizmet sözleşmeleri ayrı ayrı takip edilecektir. Önemli ayrıntılar, sözleşmenin uzunluğunu, aylık maliyeti, yıllık maliyeti, faturalama koşullarını, açıklamayı ve hizmet sağlayıcısını içerir.
Yıllık vadede tarihi harcamalar için oldukça basit bir elektronik tablo olurdu. Satın alınan tarih, satıcı, not, maliyet, ödeme yöntemi, alıcı ve geçerli referans numaraları. (Sipariş numarası, muhasebe kategorileri, ve cetera.)
Hatırlatıcılar için paylaşılan bir takvim çözümü kullanmanızı öneririz. Bölümümüzde sürekli yenilenen görevler ve standart prosedürler var. Tercih ettiğim çözüm hem paylaşılan BT takviminde hem de sorumlu personelin kişisel takviminde bir hatırlatmadır. SSL sertifikası süresinin dolması gibi bazı şeyler izlenebilir. Bir destek sözleşmesiyle, genellikle satıcılar da hatırlatmaktan mutluluk duyarlar.